Recent Posts

Recent comments

Pengikut

Sponsors

Masalah Keputusan Manajemen dari Pengungkapan Keputusan

PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN



Pendahuluan
Pengambilan keputusan (decision making) merupakan bagian kunci dari kegiatan manajer. Akan tetapi, pengambilan keputusan khususnya memainkan peran penting bila manajer terlibat dalam perencanaan. Dalam suatu proses perencanaan, para manajer memutuskan masalah-masalah seperti apa tujuan organisasi, kesempatan apa yang akan digunakan, siapa yang akan mengerjakan setiap tugas yang diperlukan. Keseluruhan proses perencanaan melibatkan para manajer dalam suatu rangkaian situasi pengambilan keputusan yang berkesinambungan.
Beberapa pengertian tentang pengambilan keputusan adalah sama diantaranya menurut Stoner (1996) pengambilan keputusan menggambarkan proses yang digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara pemecahan masalah. Kemudian menurut Chuck Williams (2001) pengambilan keputusan adalah proses memilih suatu pemecahan masalah dari beberapa alternatif yang tersedia. Menurut T. Hani Handoko (1999) pengambilan keputusan didefinisikan sebagai penentuan serangkaian kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

George P. Huber membedakan pengambilan keputusan dari penentuan pilihan (choice making) dan dari pemecahan masalah (problem solving). Penentuan pilihan mengacu pada seperangkat kegiatan yang sempit yang terlibat dalam pemilihan suatu pilihan dari seperangkat pilihan alternatif. Jadi, penentuan pilihan merupakan satu sisi dari pengambilan keputusan. Pemecahan masalah mengacu pada masalah yang lebih luas yang terlibat dalam penemuan dan implementasi tindakan untuk memperbaiki situasi yang tidak memuaskan. Penemuan masalah (probleim finding) mengacu pada proses pengenalan masalah dan pengambilan keputusan untuk mencoba memecahkan masalah tersebut. Penemuan masalah sebagai dasar bagi keputusan manajerial yang efektif.

Tipe Keputusan
Dalam pembuatan keputusan para manajer harus berhati-hati dan memilih keputusan yang paling rasional dan paling sesuai dengan kebutuhan yang ada. Berbagai jenis keputusan adalah sebagai berikut:
1. Keputusan terprogram
2. Keputusan tidak terprogram
3. Keputusan dengan kepastian, resiko, dan ketidakpastian.

Keputusan terprogram (programmed decision) adalah keputusan yang diambil berdasarkan kebiasaan, peraturan, atau prosedur. Keputusan terprogram ini biasanya diperlukan untuk berbagai masalah yang sering terjadi berulang-ulang dan rutin, seperti pengambilan keputusan pembayaran gaji seorang karyawan baru dan keputusan tentang berapa banyak persediaan yang harus dipertahankan untuk suatu produk. Sebaliknya keputusan tidak terprogram (non programmed decision) adalah keputusan untuk menghadapi masalah yang unik atau khusus. Bila suatu masalah tidak cukup sering terjadi sehingga memerlukan perlakuan khusus, maka masalah itu harus ditangani dengan keputusan yang tidak terprogram, seperti apa yang harus dilakukan atas suatu produk yang gagal, bagaimana memperbaiki hubungan dengan masyarakat, bagaimana menghadapi pesaing yang baru memasuki pasar.
Jika seorang manajer makin naik posisinya dalam tingkatan manajemen, maka kemampuannya untuk mengambil keputusan tidak terprogram menjadi semakin penting karena semakin banyak keputusan tidak terprogram yang harus diambil. Oleh karena itu, sebagian besar program pengembangan manajemen mencoba memperbaiki kemampuan manajer dalam mengambil keputusan tidak terprogram.
Dalam kondisi kepastian kita mengetahui apa yang akan terjadi pada waktu yang akan datang. Dalam kondisi ini tersedia informasi yang akurat, dapat diukur, dan andal untuk dipakai sebagai dasar keputusan. Pengambilan keputusan dalam kondisi ini dapat dilakukan relatif mudah, karena data yang tersedia mengenai kondisi yang akan datang dapat diprediksikan, sehingga manajer dapat mengambil keputusan lebih cepat dan tepat. Misalnya kondisi lingkungan eksternal yang relatif stabil dari tahun ke tahun dalam jangka waktu 5 tahun terakhir akan mempermudah para manajer dalam mengambil keputusan bisnisnya.
Dalam resiko kita mengertahui besarnya kemungkinan dari setiap hasil yang diharapkan. Jika prediktabilitas lebih rendah, maka terdapat kondisi resiko. Informasi yang lengkap tidak tersedia, tetapi kita mempunyai suatu gambaran yang baik tentang probabilitas hasil-hasil tertentu.
Dalam kondisi ketidakpastian sangat sedikit hal yang diketahui. Kondisi ketidakpastian pada umumnya menyertai keputusan kita yang sangat penting dan sangat menarik, misalnya keputusan pembukaan usaha baru secara internasional di suatu negara yang belum diketahui kebiasaan dan kebudayaannya.

Ambiguitas. Ambiguitas (ambiguity) memiliki arti bahwa sasaran-sasaran yang harus diraih atau masalah yang harus diselesaikan tidak jelas, alternatif-alternatif sulit didefinisikan, dan informasi mengenai hasil yang diharapkan tidak tersedia. Ambiguitas juga disebut sebagai masalah keputusan yang ‘hebat’. Masalah-masalah besar berasosiasi dengan konflik manajer terhadap sasaran dan alternatif keputusan, kondisi lingkungan yang berubah dengan cepat, informasi yang membingungkan, dan hubungan yang tidak jelas antar elemen keputusan.Walau sebagian besar keputusan tidak dicirikan oleh ambiguitas, para manajer harus memikirkan sasaran dan mengembangkan skenario yang masuk akal bagi alternatif keputusan dalam ketiadaan informasi.


Langkah-langkah Pengambilan Keputusan Rasional
Pengambilan keputusan yang rasional sangat diperlukan bagi setiap organisasi dimana para manajer dituntut melakukan suatu tindakan yang lebih rasional dalam menghadapi setiap masalah yang ada. Pengambilan keputusan rasional adalah suatu proses sistematik di mana manajer menetapkan masalah, mengevaluasi alternatif, dan memilih pemecahan optimal untuk memberikan manfaat yang maksimal kepada organisasi.
Menurut Chuck Williams (2001) langkah-langkah pengambilan keputusan yang rasional adalah sebagai berikut:
1. Mendefinisikan Masalah
2. Mengidentifikasi Kriteria Keputusan
3. Menimbang Kriteria
4. Membuat alternatif Pilihan Tindakan
5. Mengevaluasi setiap alternatif
6. Memperkirakan keputusan yang paling optimal

1. Mendefinisikan Masalah
Langkah pertama dalam pengambilan keputusan adalah mengenali masalah yang ada. Suatu masalah timbul apabila ada perbedaan antara keinginan yang ditetapkan dengan keadaan yang sesungguhnya terjadi. Adanya perbedaan ini tidak menjamin bahwa manajer akan langsung membuat keputusan untuk menyelesaikan masalah. Pertama, manajer harus mengetahui adanya perbedaan. Manajer harus mengetahui adanya masalah sebelum mulai mencari pemecahan masalah. Kedua, menyadari adanya perbedaan antara keinginan yang ditetapkan dan kenyataan yang sesungguhnya tidaklah cukup untuk memulai pengambilan keputusan. Manajer harus termotivasi untuk mengurangi perbedaan tersebut. Ketiga, selain hal-hal tersebut manajer juga harus memiliki pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan sumber-sumber daya untuk menyelesaikan masalah tersebut.

2. Mengidentifikasi Kriteria Keputusan
Kriteria keputusan adalah ukuran dasar yang digunakan untuk menuntun pertimbangan dan keputusan. Pada umumnya, semakin banyak ditemukan kriteria yang memungkinkan untuk memecahkan masalah, maka akan semakin baik pemecahan masalahnya.

3. Menimbang Kriteria
Setelah mengetahui kriteria keputusan, langkah berikutnya adalah memutuskan kriteria mana yang lebih penting atau kurang penting. Sementara banyak jumlah model matematika yang dapat dipakai untuk menimbang kriteria keputusan, semuanya memerlukan pengambil keputusan untuk menentukan peringkat awal kriteria keputusan. Beberapa menggunakan perbandingan mutlak (absolute comparisons), adalah dimana setiap patokan dibandingkan dengan ukuran dasar (standar) atau tingkatan atas manfaatnya sendiri. Metode lain adalah perbandingan nisbi (relative comparisons), dimana masing-masing patokan dibandingkan secara langsung terhadap tiap-tiap patokan yang lain.

4. Membuat Alternatif Pilihan Tindakan
Setelah mengenali dan menimbang kriteria keputusan, langkah berikutnya adalah mengenali pilihan tindakan yang mungkin dapat memecahkan masalah. Pada langkah ini, pemikirannya adalah untuk menyusun sebanyak mungkin alternatif.

5. Mengevaluasi Setiap Alternatif
Langkah berikutnya adalah secara sistematis mengevaluasi tiap-tiap alternatif terhadap masing-masing patokan. Karena sejumlah informasi harus dikumpulkan, langkah ini memakan waktu jauh lebih lama dan lebih mahal dari langkah lain dalam proses pengambilan keputusan. Kemudian, pada saat informasi telah terkumpul, dapat dipergunakan untuk mengevaluasi setiap alternatif terhadap setiap patokan.

6. Memperkirakan Keputusan yang Paling Optimal
Langkah terakhir dalam proses pengambilan keputusan adalah memperkirakan keputusan yang paling optimal dengan menentukan nilai optimal setiap alternatif. Ini dilakukan dengan mengalikan penilaian setiap patokan (langkah 5) dengan bobot patokan tersebut (langkah 3), dan kemudian menjumlahkan nilai-nilai tersebut untuk setiap alternatif rangkaian tindakan yang disusun (langkah 4).

Partisipasi dalam Pengambilan Keputusan
Keputusan utama dalam dunia bisnis jarang dibuat oleh seorang individu. Pengambilan keputusan yang efektif sering tergantung pada apakah para manajer melibatkan orang-orang yang benar dengan cara yang tepat dalam membantu mereka menyelesaikan masalah. Saat ini banyak manajer yang melibatkan karyawan level bawah dalam proses pengambilan keputusan apabila memungkinkan. Sejumlah keputusan mungkin membutuhkan derajat partisipasi bawahan yang lebih tinggi.

Model Vroom-Jago
Victor Vroom dan Arthur Jago mengembangkan model partisipasi dalam pengambilan keputusan yang menyajikan petunjuk bagi para manajer praktisi. Model Vroom-Jago membantu manajer menaksir jumlah partisipasi bawahan sesuai dengan kebutuhan. Model ini menggunakan lima level partisipasi bawahan dalam pengambilan keputusan yang berkisar dari sangat otokratis sampai sangat demokratis. Manajer sebaiknya memilih salah satu gaya yang disesuaikan dengan situasi. Apabila situasi terjamin, manajer dapat membuat keputusan sendiri, membagi masalah dengan bawahan secara individu, atau membiarkan para anggota kelompok membuat keputusan.
Beberapa gaya keputusan masih dapat diterima pada berbagai situasi. Apabila hal demikian terjadi, Vroom dan Jago mencatat bahwa gaya otokratis menghemat waktu tanpa mengurangi kualitas keputusan atau penerimaan. Bagaimanapun juga, dalam lingkungan kerja yang berubah dengan cepat saat ini, di mana karyawan kerap diminta lebih memberikan partisipasi, para manajer sebaiknya berusaha untuk melibatkan bawahannya dalam pengambilan keputusan bila memungkinkan.

Keunggulan dan kelemahan dalam Pengambilan Keputusan Partisipatif
Kebaikan pengambilan keputusan partisipasi:
1. Memberikan jumlah pengetahuan yang lebih besar. Kelompok menawarkan pengetahuan dan fakta yang lebih banyak dalam rangka mengidentifikasi solusi potensial dan menghasilkan beberapa alternatif keputusan.
2. Kelompok lebih menerima resiko. Kelompok diskusi dapat meningkatkan kepuasan anggota dan menghasilkan dukungan bagi kemungkinan keputusan yang beresiko.
3. Para anggota lebih termotivasi untuk melakukan keputusan. Individu yang ambil bagian dalam pengambilan keputusan akan merasa puas dengan keputusan yang diambil dan akan berusaha mendukung keputusan tersebut, sehingga akan memfasilitasi implementasi.
4. Kreativitas lebih besar. Individu-individu dalam kelompok yang diberikan kebebasan dalam memebrikan saran-saran dan pendapat kepada pimpinan akan terdorong lebih kreatif dan inovatif.


Kelemahan pengambilan keputusan partisipasi:
1. Memakan biaya dan waktu. Keputusan yang diambil secara kelompok biasanya lebih membuang waktu. Orang-orang harus saling melakukan konsultasi, mendiagnosis masalah dan mendiskusikan solusi.
2. Hasil kompromi, bukan keputusan kelompok. Kurang optimalnya hasil keputusan karena biasanya kelompok berusaha meraih kompromi solusi.
3. Salah satu anggota dominan, bukan keputusan kelompok. Pemikiran kelompok merupakan fenomena di mana orang-orang begitu terikat dengan kesatuan kelompok sehingga mereka enggan mengeluarkan pendapat yang bertentangan dengan mengesampingkan motivasi untuk secara realistis mempertimbangkan beberapa alternatif.


Penulis : Arief Bowo PK, SE., MM

1 komentar:

uii profile mengatakan...

I would like to thank you for the efforts you have made in writing this article
nice post, that's very interesting information thanks for sharing :)
I introduce a Economics student in Islamic University of Indonesia Yogyakarta

Poskan Komentar